AVISO DE PRIVACIDAD
Señor usuario, le informamos que el presente Aviso de Privacidad establece los términos y condiciones en virtud de los cuales FERCO SAS FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN identificada con Nit. 800.219.347-4 y con domicilio en la Calle 9N # 4-11 Zona Industrial de Cúcuta, correo electrónico fercosaspqr@gmail.com y teléfonos (607)5956201 – (607) 5956603- (607)5956620, realizará el tratamiento de sus datos personales, como responsable del tratamiento de datos.
Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de FERCO SAS:
El tratamiento de datos con fines comerciales, administrativos y operativos, se circunscribe a cumplir los fines descritos en el objeto social de FERCO SAS, así mismo, para materializar la misión de la entidad. Y como fines específicos, podemos citar sin restringir ni limitar, los siguientes: a) procesar, informar y cumplir con las ventas de nuestros productos, b) compras de productos y servicios que requerimos, c) atención de requerimientos de autoridades o cumplir con las obligaciones impuestas por ellas, d) manejo interno para el registro de clientes para nuestros diferentes canales de distribución, e) análisis financiero por consulta de centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas, f) cumplimiento de los contratos y convenios suscritos con terceros, g) divulgación de información por correo electrónico, físico o telefónico, h) para fines administrativos y analíticos, tales como la administración de sistemas de información, contabilidad, facturación, mercadeo, servicio al cliente, procesamiento y verificación de cheques o tarjetas de crédito, i) el tratamiento de sus datos personales se hará para realizarlos procesos de facturación, cartera, cobranzas y pagos, así como para el envío de las facturas, j) comunicación de novedades de nuestros productos, invitación a eventos o programas organizados por la empresa, k) registro y pago de nóminas de trabajadores y pagos a contratistas y colaboradores.
Se le informa a los Titulares de información que pueden consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales de FERCO SAS, que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, publicada en la recepción de la empresa ubicada en la Calle 9N # 4-11 Zona Industrial, Cúcuta y en la página web www.tiendaferco.com
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Al registrarme en esta plataforma web manifiesto que he sido informado por FERCO SAS FERRETERIA Y CONSTRUCCION de que:
1. FERCO SAS FERRETERIA Y CONSTRUCCION actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de Ferco SAS disponible en www.tiendaferco.com y en la empresa ubicada en la Calle 9N # 4-11 Zona Industrial, Cúcuta.
2. Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles1 o sobre menores de edad.
3. Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
4. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los mecanismos de información dispuestos por la empresa y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de FERCO SAS. (Disponible en www.tiendaferco.com).
5. Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactarme al correo electrónico: fercosaspqr@gmail.com.
6. FERCO SAS FERRETERIA Y CONSTRUCCION garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a FERCO SAS FERRETERIA Y CONSTRUCCION para tratar mis datos personales de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales para los fines relacionados con su objeto social, así mismo, para materializar la misión de la entidad y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FERCO SAS
FERCO SAS FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN: Ubicada en la Calle 9N # 4-11 Zona Industrial, Cúcuta, Colombia; en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 del 2013, se compromete a mantener la seguridad de los datos personales de sus clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y empleados directos y en misión, para uso exclusivo en procedimientos administrativos de la empresa y desarrollo de su objeto social; los cuales deberán ser autorizados por el dueño de la información.
Por lo cual, establece acciones dirigidas a su protección, como lo es la prohibición de la divulgación de datos e información sin autorización del titular de manera que se busque desarrollar de manera suficiente, el derecho constitucional de protección de datos personales que tienen todas las personas. Esta política es de obligatorio cumplimiento para FERCO SAS, como responsable del tratamiento de los datos personales.
El presente documento será divulgado por medio de nuestra página web: www.tiendaferco.com publicado en la recepción de la empresa ubicada en la Calle 9N # 4-11 Zona Industrial, Cúcuta o solicitarse al correo fercosaspqr@gmail.com
1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso circulación y supresión de los datos personales tratados por FERCO SAS en el desarrollo de su objeto social, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de protección de datos.
2. ALCANCE
Esta política se aplica al tratamiento de todos los datos de carácter personal que recoja y maneje FERCO SAS, como responsable del tratamiento de los datos personales.
3. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
EMPRESA: FERCO SAS. Ferretería y Construcción
NIT: 800.219.347 - 4
DIRECCION: Calle 9N # 4-11, Zona Industrial, Cúcuta.
CORREO ELECTRONICO: fercosaspqr@gmail.com
TELEFONOS: (607) 5956620 - 3153837800
4. DEFINICIONES
FERCO SAS adopta los siguientes términos establecidos en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 de Decreto 1377 de 2013, aplicables al presente documento:
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Dato público: Es el dato que no sea semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o deservidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles : Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías departidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar acabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento de datos con fines comerciales, administrativos, operativos y de seguridad, se circunscribe a cumplir los fines descritos en el objeto social de FERCO SAS, asimismo, para materializar la misión de la entidad. Igualmente, para el envío de información de carácter obligatorio solicitada por entidades judiciales o gubernamentales y cuando sea requerido soportar los procesos de auditorías. Y como fines específicos, podemos citar sin restringir ni limitar, los descritos a continuación:
5.1 DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES
a) Procesar, informar y cumplir con las ventas de nuestros productos.
b) Para el cumplimiento de obligaciones contractuales, tributarias, legales y normatividad vigente.
c) Atención de requerimientos de autoridades y organismos de control, o cumplir con las obligaciones impuestas por ellas.
d) Manejo interno para el registro de clientes para nuestros diferentes canales de distribución.
e) Análisis financiero por consulta de centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas.
f) Cumplimiento de los contratos y convenios suscritos con terceros.
g) Divulgación de información por correo electrónico, físico o telefónico.
h) Para fines administrativos y analíticos, tales como la administración de sistemas de información, contabilidad, facturación, mercadeo, servicio al cliente, procesamiento y verificación de cheques o tarjetas de crédito.
i) Realizar los procesos de facturación, cartera, cobranzas y pagos, así como para el envío de las facturas.
j) Comunicación de novedades de nuestros productos y servicios, invitación a eventos o programas organizados por la empresa.
k) Presentación de propuestas comerciales de productos y servicios ofrecidos por FERCO SAS a sus clientes.
l) Realizar todo tipo de publicidad, promoción y actividad comercial relacionada con el objeto social de FERCO SAS.
m) Elaboración de certificaciones de relación contractual o comercial a petición del Titular.
n) Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación comercial entre FERCO SAS y el Titular.
5.2 DATOS PERSONALES DE LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
a) Compras de productos y servicios que requerimos.
b) Para el cumplimiento de obligaciones contractuales, tributarias, legales y normatividad vigente.
c) Llevar registros y estadísticas de compras de bienes o prestación de servicios.
d) Realizar procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores y contratistas.
e) Atención de requerimientos de autoridades y organismos de control, o cumplir con las obligaciones impuestas por ellas.
f) Análisis financiero por consulta de centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas.
g) Manejo interno para el registro de proveedores para nuestros diferentes canales de distribución.
h) Realizar pagos por productos y servicios prestados por proveedores y contratistas.
i) Cumplimiento de los contratos y convenios suscritos con terceros.
j) Para fines que se encuentren dentro del objetivo de la relación comercial.
k) Divulgación de información por correo electrónico, físico o telefónico.
l) Para fines administrativos y analíticos, tales como la administración de sistemas de información, contabilidad y mercadeo.
m) Evaluar la idoneidad y competencias de proveedores y contratistas.
n) Comunicación de novedades, invitación a eventos o programas organizados por FERCO SAS.
o) Realizar todo tipo de publicidad, promoción y actividad comercial relacionada con el objeto social de FERCO SAS.
p) Elaboración de certificaciones de relación contractual o comercial a petición del Titular.
q) Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación comercial entre FERCO SAS y el proveedor o contratista.
5.3 DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS, COLABORADORES Y ASPIRANTES
a) Para la realización de los procesos de selección, vinculación y desvinculación de personal que incluye entre otros, la confirmación de referencias, información e idoneidad académica y laboral.
b) Para transferir a terceros colaboradores en los procesos de selección y evaluación de desempeño y actividades laborales.
c) Para fines administrativos y analíticos, tales como la administración de sistemas de información, contabilidad, registro de hojas de vida y celebración de contratos de trabajo entre el Titular escogido y FERCO SAS.
d) Para el cumplimiento de obligaciones contractuales, laborales, tributarias, legales y normatividad vigente y otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con FERCO SAS.
e) Atención de requerimientos de autoridades y organismos de control, o cumplir con las obligaciones impuestas por ellas.
f) Cumplimiento de los contratos y convenios suscritos con terceros.
g) Realizar los pagos de nómina en la entidad bancaria que señale el Titular.
h) Envío de información a entidades que dan manejo a parafiscales.
i) Divulgación de información por correo electrónico, físico o telefónico.
j) Para notificar a familiares en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de FERCO SAS.
k) Expedición de certificaciones de relación contractual a petición del Titular.
l) Otras disposiciones autorizadas por el Titular.
Nota: Se entiende por colaboradores los aprendices, pasantes y practicantes de entidades de formación académica públicas y privadas.
5.4 DATOS PERSONALES DE FAMILIARES DE EMPLEADOS
a) Para el cumplimiento de obligaciones contractuales, laborales, tributarias, legales y normatividad vigente.
b) Para contacto y localización en caso de fuerza mayor.
c) Planificar actividades empresariales para el empleado y sus beneficiarios.
6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: En caso de tratamiento de datos sensibles en FERCO SAS, se deben cumplirlas siguientes obligaciones:
a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
b) Comunicar al Titular de forma explícita y previa además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
c) Obtener el consentimiento expreso del Titular.
7. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prescrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o cuando el representante legal del menor otorgue la autorización para el tratamiento.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
8.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FERCO SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho lo podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FERCO SAS en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento, según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo contemplado en el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
8.3. Ser informado por FERCO SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
8.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.
8.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos, y solo cuando la SIC haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.
8.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8.7. Optar por responder o no a preguntas sobre datos sensibles.
Estos derechos pueden ser ejercidos únicamente:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b) Por sus causas habientes, quienes deberán acreditar tal calidad,
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
e) Por estipulación a favor de otro o para otro.
f) Los derechos de menores de edad se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
De conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, FERCO SAS en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar oportunamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Garantizar la reserva de la información, conservándola bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Únicamente proporcionar al Encargado Datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
k) Adoptar un Manual interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Una vez se haya presentado reclamación, informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en reclamación por parte del Titular o interesado y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
n) Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
10. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
De conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, FERCO SAS cuando actué como encargado del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Garantizar la reserva de la información, conservándola bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, que es la que precisamente existe entre FERCO SAS y sus clientes.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
f) Adoptar un Manual interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato Personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo ha sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
FERCO SAS ha designado como área competente para atender todo lo relacionado con Consultas y Reclamos al ÁREA DE RECEPCIÓN Y SERVICIO AL CLIENTE, para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darles trámite oportuno a sus solicitudes. Por tanto, esta área será la Responsable al interior de FERCO SAS de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen
Estas funciones se desarrollarán con el apoyo del área de Talento Humano y del Asesor Jurídico Externo de la Empresa.
12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Para efectos de consultas y reclamos, FERCO SAS habilitó los siguientes medios (informados en el Aviso de Privacidad), para que los Titulares, sus herederos o representantes autorizados, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales:
1. El envío de una comunicación escrita a la dirección Calle 9N # 4-11 Zona Industrial, Cúcuta, anexando los datos solicitados para dar trámite a la correspondiente solicitud. También puede solicitar y diligenciar en las instalaciones de FERCO SAS el Formato de Consultas, Reclamos, Rectificación, Actualización, Supresión de datos y Revocatoria de Autorización, diseñado e implementado internamente por FERCO SAS con el fin de agilizar estos procedimientos de solicitudes.
2. El envío de una comunicación electrónica al correo electrónico: fercosaspqr@gmail.com anexando los datos solicitados para dar trámite a la correspondiente solicitud.
En ningún caso un titular de información, podrá usar la forma verbal o telefónica a fin de ejercerla protección de un derecho amparado por la Ley 1581 de 2012, la finalidad de estas alternativas es: primero, mantener una prueba de la petición presentada y, en segundo lugar, tener certeza de la fecha a partir de la cual empiezan a correr los términos previstos en la Ley, para que FERCO SAS entregue una respuesta a la solicitud presentada por el Titular.
Cuando la solicitud sea presentada por persona distinta del Titular y no acredite su debida representación, se considera como no presentada.
Cualquiera sea el medio elegido por el peticionario, deberá indicar como mínimo:
a) Nombre del Titular de la Información
b) Dirección física
c) Número de documento de identidad
d) Número de Nit, si se trata de Persona Jurídica.
e) Dirección electrónica
f) Teléfono(s)
g) Condición en la que actúa, si no lo hace en forma directa, deberá acreditar el correspondiente poder o calidad en la que actúa
h) Denominación del derecho con respecto al cual procura la protección y motivos que sustentan la solicitud
i) Firma, número de identificación y huella
j) Radicación en original
12.1 CONSULTAS
Independientemente del mecanismo implementado para la Atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.
Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:
a) Los Titulares, sus causas habientes o sus representantes legales.
b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
El acceso a la información se permitirá después de verificar la identidad del interesado.
12.2 RECLAMOS
Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causa habiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos con la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Si la reclamación está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación. Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.
12.3 RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicarlas correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Para la actualización de datos de los clientes, proveedores, contratistas y personal de la empresa se utilizarán los siguientes formatos de manejo interno:
a) Clientes: Formato de actualización de datos o solicitud de crédito.
b) Proveedores y contratistas: Formato de actualización de datos proveedores y contratistas.
c) Empleados: Formato de actualización de datos trabajadores.
12.4 SUPRESIÓN DE DATOS
Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:
a) Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
b) Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
c) La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.
12.5 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial.
La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc.
La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FERCO SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de FERCO SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.
FERCO SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de FERCO SAS y sus Encargados.
Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:
a) Establecimiento de cláusulas y/o Acuerdos de Confidencialidad contractual con los empleados, colaboradores y contratistas que van más allá de la duración misma del contrato. Todas las personas que trabajen actualmente en FERCO SAS o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional, acuerdo u otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
b) Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
c) Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
d) Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
e) Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado
f) FERCO SAS cuenta con sistema de video vigilancia en sus instalaciones con fines de seguridad de las mismas, los bienes, los trabajadores y las personas que las visitan.
14. VIGENCIA
La presente política rige a partir de la fecha de su expedición, es decir, desde el día treinta y uno (31) de mayo de 2022 y sin un período de vigencia definido, pues los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual o comercial con el Titular de la información y durante el ejercicio del objeto social de la empresa.